Mis primeras aportaciones en el Tallinn Backpackers

Tallín, 29 marzo de 2018.

A diferencia de ayer, hoy ha sido un día mucho más tranquilo. Después de la pateada hacia la playa de Pirita, hoy quería estar en plena forma porque me iban a explicar mi rol en el Tallinn Backpackers.

Ya sabía algunas de las cosas porque mis compañeros del hostal me las habían explicado. Sin embargo, todavía no había tenido ningún training. Hoy he estado por fin con mi manager y hemos visto cómo se hace todo, paso a paso.

Se prevee un fin de semana tranquilo hasta el momento. No hay muchos check ins, así que primero de todo hemos estado charlando en el salón. Luego, ¡nos hemos puesto manos a la obra! Básicamente, ser voluntario en el Tallinn Backpackers implica tres tareas principales y que explicaré a continuación. Nunca antes he trabajado en un hostal ni en recepción y todo es nuevo para mi. Pero bueno, ¡todo se puede aprender!

1. Recepción

Durante mi turno tendré que encargarme de la recepción del hostal. Esto implica hacer los check ins y los check outs. Tallinn Backpackers utiliza una app para gestionar todas las reservas que entran desde diferentes plataformas como la página web de Tallinn Backpackers, Hostelworld, Booking.com, etc. Ahí podemos ver cuántas reservas tenemos cada día y toda la información necesaria. Por ejemplo, quién ha reservado, de dónde viene, su teléfono y email, desde dónde ha reservado…

Dicho esto, hoy he aprendido a:

  • Hacer un check in.
    • Qué datos hay que pedir al huésped, cómo marcar un check in como hecho en la plataforma, dónde se introducen los datos, qué tipos de depósitos de llaves aceptamos, etc.
    • Cómo hacer los pagos. En función de si el huésped paga en efectivo o con tarjeta. He aprendido a utilizar el dispositivo y la app con la que se realizan los pagos.
    • Cuál es el protocolo de bienvenida. Es decir, enseñarle la habitación y el hostal al huésped, explicarles qué ver o hacer en Tallín, o resolver posibles dudas que puedan tener.
  • Contabilizar el dinero de la caja. Si un huésped compra algo del bar, contrata un tour, quiere alquilar una toalla o poner una lavadora… Cada tipo de servicio se cuenta por separado y se debe registrar de forma diferente.
  • Hacer un check out. Esto es sencillo: te devuelven las llaves, entregas el depósito de vuelta y marcas que el huésped se ha ido en el sistema de reservas.
Recepción del Tallinn Backpackers
Recepción del Tallinn Backpackers, ¡mi nuevo lugar de trabajo!

2. Limpieza y mantenimiento del Tallinn Backpackers

Esta es otra de las tareas fundamentales del hostal. Como cada día viene y se irá gente, es importante que el hostal esté limpio y en perfectas condiciones. Hay una checklist con todas las cosas a revisar. Por ejemplo, qué limpiar y comprobar en las áreas comunes, la cocina, las habitaciones, los lavabos… Me han mostrado dónde están los productos de limpieza, la aspiradora, etc.

También me han enseñado cómo funciona la lavandería (lavadora y secadora) y dónde guardan las sábanas, mantas, toallas, etc. Ah, y también como hacer las camas de forma rápida y eficaz 😀 Verás, de aquí a nada conseguiré el máster en hacer camas a la velocidad del rayo.

3. Socializar con huéspedes

Por último pero no menos importante, otra de mis funciones será socializar con los huéspedes para que tengan la mejor experiencia posible en el Tallinn Backpackers. Creo que será la tarea que más me gustará 😀

Como veis, las tareas no tienen nada que ver con el voluntariado que hice en Finlandia. Así que me encuentro ante nuevos retos, y ¡me encanta!

Turnos

Como somos cuatro personas (3 voluntarios y nuestro manager), tendremos turnos de 4 horas al día durante 5 días a la semana. Así, cumpliremos con las 24 horas de trabajo semanales. Tendremos dos días libres.

Hay cuatro turnos al día: de mañana (de 8:30 a 12:30), mediodía (de 12:00 a 16:00), tarde (16:00 a 20:00) y noche (de 20:00 a 00:00). Cada día nos tocará un turno diferente a cada uno, para ir rotando.

De momento, estoy muy contenta con mi manager y la planificación, así que ya os contaré qué tal.

Una comunicación muy original

Aparte del training, otra de las cosas que han pasado hoy es que hemos solucionado un check in de forma bastante original. Resulta que ha venido un grupo de jóvenes rusos que estaban en Tallín para una competición de judo este fin de semana. Ni el coordinador ni nadie del grupo hablaba absolutamente nada de inglés. Y nadie de nosotros sabía ruso… Total, que cogimos el traductor de Google para traducir del inglés al ruso, y luego ellos del ruso al inglés. Sin embargo, nuestro ordenador tenía el teclado de Estonia y no el alfabeto ruso, así que imaginaos la situación. Nosotros con nuestro ordenador y el coordinador con su móvil, traduciendo todas las frases. 😀 Por suerte, al final nos pudimos comunicar y todo salió bien. ¡Misión cumplida!

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